فاتورة شراء
اذا تم تأشير حقل (تفعيل قاريء الباركود)في قسم الاعدادات:
- لاستخدام قاريء الباركود , بداية لابد من ربط جهاز قراءة الباركود مع النظام, ومن قسم الاعدادات تأشير حقل (تفعيل قاريء الباركود), بهذا العمل يتم اضافة ايقونة قاريء الباركود على الفواتير في نافذة البرنامج.
بمجرد مسح الباركود الموجود على السلعة (التي تريد اجراء الشراء او البيع عليها ) بالجهاز , سيتم اضافة اسم السلعة تلقائيا الى قائمة السلع.
حينها يمكن التعرف على السلعة من خلال الجهاز(قاريء الباركود) والتي اخذت رقما خاصاً بها من النظام.
بتفعيل قاريء الباركود , لايمكن اختيار السلع لاجراء عمليات (البيع والشراء) باستخدام مفتاح (Space Bar )او اختيار الحرف الاول من الاسم , وانما يجب استخدام مفتاح (اختيار السلعة ) الموجود اسفل استمارة الفاتورة.
- في حال عدم تفعيل (قراءة الباركود )من قسم الاعدادات
فان الاستمارة تتكون من ثلاثة اجزاء
- معلومات الفاتورة.
- مواصفات السلعة.
- تسوية او تسجيل الفاتورة.
معلومات الفاتورة:
اذا كانت فاتورة الشراء التي تود تسجيلها,متعلقة بوجبة( part) خاصة, فيجب تفعيل حقل (وجبة) او كتابة اول حرف او رقم الوجبة ( يمكن اختيار رقم الوجبة من القائمة) ,لتفتح قائمة الوجبات.
بعد ذلك ومن خلال الاستمارة المفتوحة يمكن اختيار اسم العميل بكتابة اول حرف من اسمه , تظهر قائمة العملاء ,ليتم الاختيار.
كيفية اضافة السلع الى القائمة: بعد اكمال اعدادات الفاتورة تبدأ مرحلة نوع السلع
لاتمام هذه العميلة يتم الكبس على مفتاح space bar أو كتابة اول حرف من اسم السلعة في قسم اسم السلع, ثم تفتح نافذة ليتم اختيار السلع بالاستفادة من التسهيلات المتوفرة على الصفحة. بعد اختيار السلع تعود الى الاستمارة الرئيسية و اخيراً ادخال اعداد الكل و الاجزاء و وادخال المصاريف والتخفيضات.
لاختيار المخزن , كتابة اول حرف من اسم المخزن او (space bar) و الاختيار من القائمة,واذا لم يتم لحد الان تسجيل المخازن, يمكن من جديد اضافة المخزن الذي تريد.بهذه الطريقة يتم ملء جميع انواع السلع الى الفاتورة , لاضافة الخدمات الاخرى في حال الرغبة في تقديمها, يمكن استعمال زر (الخدمات) او مفتاح F4 لاضافة الخدمات التي توفرونها……….
لاحظ: لتسهيل الحركة على الجدول يمكن استخدام مفاتيح Tab و Enter , كما في الصورة ادناه
التسجيل: بعد اختيار جميع السلع التي تود تسجيلها, لابد من بيان التفاصيل المهمة على الفاتورةو انظر الى القائمة ادناه:
كيفية اجراء الحسابات:
- لكل قسم و حقل يمكن تقديم شرح خاص لذا يتم الاستفادة من حقل (ش) الموجود بجانب الحقل المقصود.
- التخفيضات النقدية : كتابة جميع التخفيضات النقدية التي اعتمدت على الفاتورة ,في هذا الحقل.
- النقد: في هذا الحقل يتم تعريف الصندوق لتحديد الحساب الذي يتم تسجيله ومبلغ النقد المستلم.
- التخفيضات النقدية : كتابة جميع التخفيضات النقدية التي اعتمدت على الفاتورة ,في هذا الحقل.
- النقد: في هذا الحقل يتم تعريف الصندوق لتحديد الحساب الذي يتم تسجيله ومبلغ النقد المستلم.
- الحوالة المصرفية: عند استخدام الحوالات المصرفية لتسديد الحساب يجب تحديد البنك بدلا عن الحوالة ,لاجراء هذا الامر يتم الضغط على زر (ش) الموجود بجانب حقل الحوالات لفتح نافذة تختار منها اسم البنك والمبلغ, مع التسجيل تعود النافذة الى وضعها السابق , اذا تم تسجيل مبلغ الحوالة و اردتم حذفها يمكن التأشير على المبلغ واستخدام زر Delete .
الدين (القرض): اذا تم الاتفاق على التسوية عن طريق القرض, يجب تحديد مدة زمنية لتسوية الفاتورة, وبذلك تحتاج الى اختيار (قرض مؤقت) بموعد معين , و النظام مرتب بحيث مع تسجيل عدد ايام القرض ,يظهر التاريخ الذي يتوجب تسديد القرض بشكل تلقائي والعكس يكون صحيحا ايضا.
ملاحظة: المبلغ المتبقي من اي حساب سواء النقدي او القرض, بمجرد الكبس على مفتاح Space Bar يتم اضافته للقسم.
بعد اكمال تفاصيل تسوية الفاتورة يتم التسجيل. كما ويمكن قبل التسجيل طبع الفاتورة او مستند المخزن حسب التاشير.
فرص اضافية:
الوضع المالي للعميل: في الصورة رقم واحد , عند الدخول الى نافذة العميل, و اختيار احد العملاء ( يفتح نافذة اضافية مع F6) قيمة الائتمان (سقف القرض), مجموع الصكوك المتأخرة, عدد الصكوك المتأخرة,مدة كل التأخيرات, متبقي مواعيد الصكوك, نسبة المخاطر (ربح او خسارة) وفرزها باللون الاحمر و الاخضر.
- اصدار الصكوك: عند اصدار صك من الحساب البنكي الخاص بشركتكم, لتسجيل خصائص الصك يمكن الاستفادة من هذا القسم, اختيار زر جديد ,تفتح النافذة التالية , هناك يتم اختيار رقم الصك والمبلغ.
- ملاحظة: قبل تسجيل الصك يجب الاستفادة من فقرة (متوسط المواعيد) على الصك لتأشير المدة المتبقية لصرف الصك,ليتم ملاحظة موعد التسوية حسب التاريخ.
المفاتيح السريعة اسفل النافذة في الصورة رقم واحد:
F6: السعر السابق للعميل: يمكن بالعودة الى هذا الحقل الاستفادة من سوابق المشتريات الاخيرة من السلع المحددة من هذا العميل في الفاتورة. حيث يمكن الاطلاع على اخر ثلاث عمليات الشراء , ويمكن تغييرها و الاطلاع على الفاتورة التي توضح لنا تفاصيل العملية.
F7: سعر السلع السابق: في هذا الحقل يتم الاطلاع على المشتريات الاخيرة من هذه السلعة من اكثر من عميل واحد. و يمكن الاطلاع على الفواتير المختلفة لها .
F8: سعر السلع حسب المدينة: هنا يمكن الحصول على معلومات سعر السلع المذكورة على فاتورة الشراء حسب مدينة معينة, وهذه المعلومات مسجلة اساسا في الدورة الاولى في قسم الروابط بين المستخدم و السعر.
F9 : سعر السلعة النهائي: في هذا القسم يمكن الوصول الى سعر السلعة النهائي( بمعنى سعر الشراء مع كل المصاريف التي انفقت على السلعة حسب فاتورة الشراء) على اساس اخر الاسعار للشراء.
نموذج من طبع فاتورة الشراء
فاتورة مردودات المشتريات
عند وجود مردودات المشتريات , بفتح هذه النافذة من قسم معلومات الفاتورة, يتم ادخال تفاصيل الفاتورة , في حال وجود ارتباط مع وجبة معينة( part ), بتفعيل حقل الوجبة و كتابة اول حرف أو رقم الوجبة ,تظهر قائمة الوجبات ليتم اختيارها.
في حقل العميل ,بكتابة اول حرف من اسم العميل, تظهر قائمة باسماء العملاء الذين يوجد نفس الحرف في اسمهم, يتم اختيار العميل المقصود, في حال عدم وجود اسمه يتم الكبس على زر جديد لتسجيله.
كيفية اضافة السلع الى القائمة: بعد اكمال اعدادات الفاتورة, يتم اضافة السلع اليها, يجب استعمال مفتاح space bar او اول حرف من اسم السلعة, تفتح نافذة جديدة ليتم الدخول الى قائمة مع عدة تسهيلات متوفرة . يتم اختيار السلع و العودة الى الاستمارة الرئيسية لاضافة اعدادها بالكل والاجزاء و التخفيضات التي تم احتسابها. لاختيار اسم المخازن تحتاج فقط الى الكبس على زر space bar او الحرف الاول من اسم المخزن للدخول الى قائمة المخازن, و اذا المخزن لم يسجل سابقاً يمكن الكبس على زر جديد و اضافة الاسم. بذلك يتم اضافة انواع السلع للقائمة.
لاحظ انه لغرض الانتقال بين الحقول على الجدول يمكن الاستفادة من مفاتيح Tab و Enter ,كما واضح ادناه:
التسجيل: بعد اضافة انواع السلع و تفاصيلها, يتم تحديد كيفية احتساب وتسوية مستحقات الفاتورة, لاحظ الصورة ادناه
نموذج مطبوع من فاتورة مردود المشتريات
فاتورة الشراء بالسلم
بفتح هذه النافذة في قسم معلومات الفاتورة, يتم كتابة تفاصيل الفاتورة.
في قسم اسم العميل يتم كتابة اول حرف من اسم العميل للدخول الى القائمة , وفي حال عدم تسجيل اسم العميل سابقاً يتم اضافته بالكبس على زر جديد و تدوين المعلومات عنه.
كيفية اضافة السلع الى الفاتورة: بعد اكمال الاعدادات داخل الفاتورة , يأتي دور اضافة السلع .
لهذه الخطوة يجب استعمال مفتاح space bar او اول حرف من اسم السلعة, تفتح نافذة يمكن من خلالها اختيار السلع.
بعد اضافة كل السلع و زر الاختيار , يتم العودة الى القائمة الرئيسية, و ثم اضافة الكميات بالكل والقطع و المصاريف و التخفيضات التي تمت على السلعة, واسم المخزن يتم ايضا باستخدام space bar او اول حرف من اسم المخزن ليتم ظهور قائمة بالمخازن واختيار المخزن , و اذا لم يسجل المخزن لحد الان ,يتم الكبس على زر جديد و اضافة المخزن.و بذلك تكتمل اضافة انواع الفاتورة.
لاحظ : لغرض التحرك بسهولة بين حقول الجدول يمكن الاستفادة من مفاتيح Tab و Enter ,كما في الصورة ادناه:
التسجيل: بعد اضافة جميع انواع السلع والخدمات , يجب تثبيت كيفية التسوية على الفاتورة, لاحظ الاستمارة ادناه :
كيفية الاحتساب:
عند كل حقل يوجد مربع ( ش) لشرح توضيحات او تفاصيل معينة.
- النسب المئوية للتخفيضات, الزيادات, المصاريف مثل مصاريف الضمان و الاموال و…… و التي تحتسب على الفاتورة يجب كتابتها في هذا الحقل.
- التخفيضات الحجمية: كتابة مجموع النسب المئوية للتخفيضات الممنوحة ازاء كل سلعة موجودة على الفاتورة.
- التخفيضات النقدية: كتابة نسب التخفيضات الممنوحة لغرض التسوية في هذا لقسم.
- النقد: يجب تحديد الصندوق الذي يتم تخصيصه لتسوية الفاتورة, وذلك باختيار اسم الصندوق من القائمة.
- الحوالات البنكية: عندما يتم الاعتماد على الحوالة البنكية في تسوية الفواتير, يجب التأشير على البنك بدلا عن الحوالة , لاجراء ذلك يتم الضغط على … الموجود بجانب حقل الحوالة, لفتح حقل كتابة اسم البنك و المبلغ و بالتسجيل تعود الى الاستمارة السابقة الخاصة بتنظيم تسوية الفاتورة. اذا حدث سهوا , كتابة مبلغ الحوالة في حقل الحوالات واريد مسحه, كل ما تحتاجه هو التأشير على المبلغ و الضغط على مفتاح Delete فقط.
- اصدار صك: اذا يتم اصدار صك من الحساب البنكي للشركة, يتم تدوين تفاصيل الصك في هذا القسم, وذلك باستخدام زر … تفتح كليشة الصك الموجودة في الاسفل ,لكتابة تسلسل و رقم الصك والمبلغ.
لاحظ: رجاء قبل تسجيل الصكوك , لاتستطيع الاستفادة من متوسط مواعيد تسديد الصكوك مالم يتم متابعة موعد التسديد لكل صك.
- القرض (الدين): اذا تم الاعتماد على الدفع الآجل في تسوية مبالغ الفواتير , تستطيع تحديد عدد ايام التسديد ,لهذا الامر يتم تأشير (قرض مؤقت), اذا تم ادخال عدد ايام التأخير ,يتحول حقل التقويم تلقائيا الى تاريخ الاستحقاق و العكس صحيح ايضا.
ملاحظة: بعد تحديد شروط تسوية الفاتورة يتم تسجيل المعلومات, واذا تطلب الامر طباعة مستند المخزن و فيش الفاتورة ,يمكن التأشير عليها ايضا .
.نموذج مطبوع من فاتورة الشراء على التصريف
ماقبل فاتورة الشراء
عند وجود طلب على عدد من السلع, يجب اختيار هذا القسم لغرض الطلب,التمييز بين هذا التسجيل و فاتورة الشراء بالسلم يكون عن طريق شروط تسوية الفاتورة, في فاتورة على التصريف, قبل اختيار السلع يتم تحديد مبلغ الفاتورة و يمكن ان نقوم باستلام السلع فيما بعد, اما في حالة ماقبل الفاتورة, يتم طلب السلع مسبقا, ثم وبعد استلامها من قبل الشركة , تتم تسوية الفاتورة.
كيفية اضافة السلع الى القائمة: بعد وضع عنوان الفاتورة, يأتي دور ادخال السلع
لاجراء هذه العملية, الضغط على مفتاح space bar أو ادخال الحرف الاول من اسم السلعةو تفتح نافذة لاختيار السلع المطلوبة بسهولة, باختيار السلع يتم العودة الى القائمة الرئيسية وعندها يمكن ادخال الكميات بالكل والمفرد.
ادخال كل السلع لحين اكمال الفاتورة.
ملاحظة: لسهولة الحركة بين اعمدة وصفوف الجدول , يمكن الاستفادة من مفاتيح Tab وEnter , راجع الصورة اعلاه.
نموذج من طبع ماقبل فاتورة الشراء
هل كان المقال مفيدًا؟