فاتورة المبيعات
محتوى الجدول
1- اذا تم تأشير حقل (تفعيل قاريء الباركود)في قسم الاعدادات:
لاستخدام قاريء الباركود , بداية لابد من ربط جهاز قراءة الباركود مع النظام, ومن قسم الاعدادات تأشير حقل (تفعيل قاريء الباركود), بهذا العمل يتم اضافة ايقونة قاريء الباركود على الفواتير في نافذة البرنامج.
بمجرد مسح الباركود الموجود على السلعة (التي تريد اجراء الشراء او البيع عليها ) بالجهاز , سيتم اضافة اسم السلعة تلقائيا الى قائمة السلع.
حينها يمكن التعرف على السلعة من خلال الجهاز(قاريء الباركود) والتي اخذت رقما خاصاً بها من النظام.
بالضغط على زر البنك ، باختيار (جديد) يمكن كتابة اسم البنك أو اختيار اسم البنك من القائمة ،ثم اختيار اسم الفرع و يمكن اضافة رقم الهاتف للبنك ايضا. يكتب اسم صاحب الحساب و رقم الحساب البنكي والرصيد عن التسجيل ايضا.
بتفعيل قاريء الباركود , لايمكن اختيار السلع لاجراء عمليات (البيع والشراء) باستخدام مفتاح (Space Bar )او اختيار الحرف الاول من الاسم , وانما يجب استخدام مفتاح (اختيار السلعة ) الموجود اسفل استمارة الفاتورة.
- في حال عدم تفعيل (قراءة الباركود )من قسم الاعدادات
فان الاستمارة تتكون من ثلاثة اجزاء
- معلومات الفاتورة.
- مواصفات السلعة.
- تسوية او تسجيل الفاتورة.
معلومات الفاتورة:
اذا كانت المبيعات ضمن وجبة معينة,بتفعيل حقل الوجبة وكتابة اول حرف او رقم الوجبة تظهر قائمة باسماء الوجبات ويتم اختيار الوجبة المقصودة.
العميل:في هذا القسم و عندما تريد تحديد عميل معين لفاتورة البيع, مجرد كتابة اول حرف من اسم المشتري,تفتح قائمة بجميع زبائن الشركة,وفي حال عميل جديد غير مسجل في القائمة,يكفي الضغط على زر جديد لاضافة المعلومات عنه.
اذا تمت عملية البيع من قبل مندوب معين , يتم تأشير حقل المندوب و كتابة اسم المندوب من خلال( الضغط على مفتاح space bar , او كتابة اول حرف من اسمه لعرض قائمة المندوبين و اختيار المندوب الذي قام بالعملية)
كيفية اضافة السلع الى القائمة:
بعد اكمال اعدادات الفاتورة, تبدأ باضافة السلع,لاجراء ذلك تحتاج الى الوصول الى قائمة السلع وذلك بواسطة زر space bar أو كتابة اول حرف من اسم السلعة, وتبدأ بتحديد السلع ,باكمال السلع و تأشير الاختيار , تعود الى القائمة الرئيسية لاضافة الكميات والوحدات والاسعار والتخفيضات ,الى ان تكمل قائمة السلع بانواعها. لاحظ انه لسهولة الانتقال بين حقول الجدول يمكنك استخدام Tab و Enter من المفاتيح كما في الصورة ادناه:
بعد الانتهاء من اضافة السلع , تجد الكثير من التسهيلات والفرص متوفرة على هذه الاستمارة ويمكن الاستفادة منها.
- السعر الخاص: باستخدام هذا القسم, و ملاحظة مراحل المبيعات حسب نوع الفاتورة, سيتم اخذ سعر الفاتورة السابق بنظر الاعتبار, لمزيد من التفاصيل يمكن العودة الى قسم الروابط و الاطلاع على السلعة والسعر الخاص.
- حساب الهدايا: بالضغط على هذا الزر وملاحظة انواع الفواتير والحد الاقصى للبيع,يتم اضافة الهدايا الى قائمة سلع الفاتورة, لمزيد من المعلومات يمكنك العودة الى روابط السلع والهدايا.
احتساب التخفيضات الحجمية: اذا كان العميل من المجموعات الخاصة و حسب حجم المبيعات يتم منح تخفيضات معينة حسب الحدود المسموحة في تلك المجموعات, يجب احتساب التخفيضات للعميل على السلعة كما انه تتوفر فرصة تعديل تلك المعلومات و البيانات
التسجيل: بعد اضافة انواع السلع, يجب تثبيت كيفية التسوية وبيان الشروط,كما في الصورة ادناه:
كيفية الاحتساب:
- في كل حقل يمكن اضافة شرح خاص عن العملية. لاجراء ذلك استخدم ااااا الموجود بجانب الحقل.
- النسب المئوية للزيادات والتخفيضات: يمكن اضافة قائمة من المصاريف مثل الضريبة و المصاريف المالية وغيرها.
- التخفيضات الحجمية: عرض المجموع الكلي لنسب التخفيضات الحجمية الممنوحة مقابل كل سلعة في الفاتورة .
- التخفيضات الحجمية: عرض المجموع الكلي لنسب التخفيضات الحجمية الممنوحة مقابل كل سلعة في الفاتورة .
النقد:في هذه الحالة, يجب تعريف الصندوق الذي يستخدم في تسوية وتسديد الفاتورة
- الحوالة البنكية: عند استخدام الحوالة البنكية في تسديد الفاتورة, يجب تحديد اسم بنك بدلا عن الحوالة , وهذا يتم عن طريق الضغط على حقل بجانب حقل الحوالة, لفتح قائمة البنوك واختياره وبالتسجيل تعود الى القائمة الرئيسية. اذا تم سهواً كتابة مبلغ الحوالة في الحقل يمكن حذفه باستخدام مفتاح Delete.
- اصدار صك: اذا تم استلام صك من المشتري, ولغرض تسجيل معلومات الصك , يمكن الدخول من زر لفتح الاستمارة التالية والتي يسجل فيها مبلغ الصك و رقمه والمعلومات عنه. ملاحظة: الرجاء قبل تسجيل الصك, ملاحظة متوسط مواعيد الصكوك( رأس زماني) لمعرفة المدة المتبقية لموعد الصك.
- القرض (الدين): اذا تم اعتماد القرض في تسوية تسديدات الفاتورة, يمكن اختيار مدة معينة لذلك. لاجراء ذلك يتم اختيار حقل ((دين مؤقت )), اذا يكتب عدد ايام القرض , سيتم تلقائيا تثبيت تاريخ الاستحقاق من التقويم,اما اذا تم كتابة تاريخ التسديد ,يقوم النظام تلقائيا بكتابة عدد ايام القرض.
- ملاحظة: المبلغ المتبقي من أي قسم من اقسام التخفيضات النقدية , من خلال زر Bar Space يتم اضافته الى اي قسم آخر.
- بعد تحديد آلية تسوية الفاتورة, يتم التسجيل.ولكن يمكن قبل التسجيل اجراء عملية الطبع للوصل أو طبع مستند المخزن حسب اختيار المستخدم.
- سەرنج بدن : بڕی پاشماوه به هەركام لە بەشەكانی داشكاندنی نەختی، قەرز به لیدانی كلیڵی Bar Space به هەركام لە بەشەكان زیاد دەكا.
الفرص و التسهيلات:
الوضع المالي للعميل: عند البحث عن العميل في هذا القسم و تحديده ضمن القائمة, في اسفل القائمة تجد مفتاح (الوضع المالي للعميل F6) لتفتح نافذة جديدة تحتوي على معلومات عن الرصيد المتبقي عنده, الصكوك المستلمة, المبلغ, عدد الصكوك المتأخرة , ارقام الصكوك المتأخرة, مدة كل الصكوك المتأخرة, مدة كل الصكوك الموجودة ( راس الصك), نسبة مخاطر تسوية التسديدات (ربح او خسارة للشركة) يتم تمييزها باللون الاخضر والاحمر.
المفاتيح السريعة:
F6: سعر السلعة السابق للعميل, يمكن الاستفادة من هذا القسم للاطلاع على اخر سعر للسلعة تم اعتماده للعميل.
F7: السعر السابق للسلعة: يمكن من خلال هذه النافذة الاطلاع على الفواتير التي تحتوي على اخر مبيعات هذه السلعة واسعارها.
.F8: سعر السلع والمدينة: من هنا يمكن معرفة سعر السلعة في المدن الخاصة.
9 F: سعر السلعة النهائي: من هنا يمكن معرفة سعر السلعة النهائي (سعر الشراء مع جميع المصاريف التي اضيفت الى الفاتورة) , يمكن الاطلاع على اساس اخر المشتريات.
نموذج من طباعة فاتورة المبيعات , الوصل, مستند المخزن.
فاتورة مردود المبيعات
بالدخول الى نافذة الفاتورة و تحديد حقل مردودات المشتريات, يتم ادخال تفاصيل الفاتورة
ملاحظة: لاملاء هذه الفاتورة يمكن العمل بطريقتين:
- يدوياً.
- المردودات الخاصة او مفتاح F10
1- كيفية اضافة السلع الى القائمة يدوياً
بعد اكمال اعدادات الفاتورة ,يأتي دور انواع السلع, لاجراء هذه العملية يتم الضغط على مفتاح Space bar في حقل اسم السلع أو الحرف الاول من اسم السلعة, تفتح نافذة بقائمة السلع لاختيار السلع المقصودة مع التسهيلات المتوفرة في النافذة. باختيار اسم السلع نعود الى القائمة الرئيسية لاضافة الكميات والاعداد و نسب التخفيضات , لاختيار المخزن الذي يتم اعادة المواد اليه, وذلك بالضغط على مفتاح Space bar في حقل المخزن او كتابة اول حرف من اسم المخزن, تفتح نافذة بقائمة المخازن ويتم الاختيار.واذا لم يكن المخزن مسجلاً, يتم الكبس على زر جديد و اضافة اسم مخزن جديد. بذلك و تدريجيا يمكن اكمال الفاتورة بالسلع.
2- مردودات خاصة او مفتاح F10:
بالكبس على هذا المفتاح من قسم معلومات الفاتورة بعد تحديد مردودات المبيعات, تفتح النافذة ادناه, باختيار الفاتورة التي يتم منها المردودات , يتم تحديد كل السلع التي يتم ارجاعها( بكل تفاصيلها من حيث الاسعار, المصاريف و الاعداد و نسبة التخفيضات الممنوحة)من صفوف الفاتورة. ثم بالكبس على زر اختيار تضاف تلك السلع القائمة وتعود حسب فاتورة مردودات المبيعات.
باختيار تفاصيل الفاتورة (مثل اسم العميل, رقم الفاتورة, المندوب, وكذلك السلع) تكتمل فاتورة المردودات.
ملاحظة: يمكن التعديل عليها , وكذلك استخدام المفاتيح Enter،Tab لسهولة التنقل بين حقول الجدول.
التسجيل: بعد تسجيل كل المعلومات , ولغرض تحديد كيفية تسوية حساب الفاتورة , انظر الى الاستمارة ادناه:
نموذج من طباعة فاتورة المردودات و مستند المخزن.
ماقبل الفاتورة:
قبل الدخول الى التفاصيل حول ماقبل الفاتورة , يجب تعريفها: ماقبل الفاتورة عبارة قائمة شراء , يقوم البائع من خلالها بعرض سعر السلعة للبيع, وتحديد الخدمات و شروط البيع وتحديد مدة القرض او نقدي (حسب طلب المشتري).
على الفاتورة الحقيقية, يجب على المشتري تسديد اسعار السلع حسب الاتفاق, اما في ماقبل الفاتورة ليس هكذا, حيث انها ليست رسمية و القصد من وراءها جذب المشتري , وقد يكون الغرض من ارسالها هو تسويقي واعلامي للبائع لا اكثر.اختلاف آخر بينها وفاتورة بيع السلم يكون في كيفية تسوية التسديدات ,حيث في فاتورة بيع السلم ,العميل يدفع مبلغ الفاتورة مقدماً و قبل استلام السلع .اما في( ماقبل الفاتورة) يتم طلب السلع بداية ,وعلى اساس اسعار ماقبل الفاتورة يتم الاتفاق, واخيرا يتم تسليم العميل الفاتورة الرسمية والتي تعتبر عملية بيع اصولية.
لاعداد ماقبل الفاتورة , يجب اختيار اسم العميل والمندوب و وادخال اسماء و كميات السلع ثم التسجيل.
كيفية اضافة السلع الى القائمة:
بعد اعداد المعلومات الاساسية للقائمة, يأتي دور ادخال السلع.
من حقل قائمة السلع ,الكبس على Space Bar او كتابة اول حرف من السلعة,تفتح نافذة بالسلع , عن طريق التسهيلات الموجودة يمكن اختيار السلع المطلوبة و تسجيلها ,للعودة الى النافذة الرئيسية , ثم تضاف الكميات بالعدد والكل ( كارتون ,ربطة ,كيس او غير…..). ثم اضافة الاسعار والتخفيضات و المخزن المرسل وكذلك يمكن اضافة اوزان السلع , غيرها من المعلومات , واخيرا التسجيل.
ملاحظة: لسهولة التنقل بين حقول الجدول يمكنك الاستفادة من المفاتيح Enter و Tab .
نموذج مطبوع من ماقبل الفاتورة
فاتورة (بيع السلم)
في هذا النوع من الفواتير, يقوم العميل باختيار السلع و تسديد المبلغ ,ثم استلام السلع بعد فترة زمنية متفق عليها.
بفتح هذه القائمة من قسم معلومات الفاتورة, يتم ادخال الاعدادات اللازمة,
- العميل: كتابة اول حرف من اسم العميل تظهر قائمة بالاسماء, اختار الاسم,واذا لم يكن مسجلاً مسبقاً يمكن اضافته من زر جديد و ادخال المعلومات عنه.
- اذا الفاتورة تم بيعها مسبقا من قبل احد المندوبين, يتم تفعيل حقل المندوب و اختيار اسمه(من خلال استخدام زر Space Bar او اول حرف من اسم المندوب داخل الحقل).
كيفية اضافة السلع الى القائمة: بعد اكمال اعدادات الفاتورة, يجب اختيار السلع, وذلك بالكبس على زر Space Bar او اول حرف من اسم السلعة ,لتفتح قائمة بالسلع يمكنك اختيار ماتشاء منها والعودة الى القائمة الرئيسية بعد التسجيل. ثم يتم اضافة اعداد الكل والقطع و التخفيضات واسم المخزن و اوزان السلع واية تفاصيل اخرى.ليتم اكمال الفاتورة .
يمكن الاستفادة من مفاتيح Enter و Tab لغرض الاسراع والسهولة في التحرك بين حقول الجداول.كما في الصورة ادناه:
التسجيل: بعد اضافة كل السلع المطلوبة , يأتي دور كيفية اجراء التسوية كما موضح ادناه
كيفية الحساب:
- 1.في كل حقل يمكن كتابة شرح خاص بالكبس على زر (( ش)).
- 2.اضافة نسبة التخفيضات والزيادات, قائمة المصروفات مثل الضريبة و المصاريف المالية وغيرها والتي تدفع لقاء كل فاتورة.
- 3.التخفيضات الحجمية: كتابة مجموع النسب الممنوحة من التخفيضات ازاء كل سلعة.
- 4.التخفيضات النقدية:كتابة نسبة الخصم الممنوح على التسوية.
- 5.النقد: يجب اختيار صندوق لتحديد الدفع والقبض عليه وفي حال عدم وجوده ,يمكن اضافة صندوق من خلال زر ((جديد)).
- 6.الحوالة البنكية: عند الرغبة في تسوية الفاتورة عن طريق حوالة بنكية, يستوجب ادخال اسم البنك لمبلغ الحوالة, وهذا يتم عن طريق استخدام زر ((…)) ليفتح قائمة باسماء البنوك ,ليتم اختيار البنك المطلوب و العودة الى قائمة نوع الحساب. اذا تم تسجيل مبلغ الحوالة سهوا في حقل الحوالات يمكن التأشير عليه و حذفه من مفتاح Delete .
- 7.اصدار صك: اذا تم استلام صك من المشتري, يمكن تسجيله في هذا القسم , استخدام زر((…)) يؤدي الى فتح نافذة تسجيل الصك, حيث يمكن كتابة كل التفاصيل عنه من اسم البنك والمبلغ ورقم الصك.
ملاحظة : الرجاء ,قبل تسجيل الصك , التأكيد على متوسط مديات مواعيد الصكوك,كي تكون على اطلاع بموعيد جميع الصكوك.
- الدين (القرض)): اذا تم الاتفاق على تسوية القرض بالآجل (قرض) ,يجب تحديد مدة زمنية للتسوية. وهذا يكون عن طريق اختيار حقل (( قرض مؤقت))و في الجانب يتم كتابة عدد الايام ليظهر في الجانب المقابل التاريخ التقويمي للتسوية تلقائياً, ام اذا تم كتابة تاريخ التسوية في جانب التقويم, فيظهر عدد الايام تلقائياً في الجانب المقابل.
بعد تحديد شروط تسوية الفاتورة ,يتم التسجيل. كما انه قبل التسجيل يمكن عند الحاجة او الطلب طبع مستند المخزن أو الفاتورة كذلك.
نموذج من طبع فاتورة بيع السلم
