تعريف المناطق

 

في هذا القسم يتم تعريف كافة المناطق التي تمارسون فيها انشطتكم التجارية والذي يتكون من ثلاثة اجزاء:-

  • المحافظة
  • المدينة
  • المنطقة

لتعريف المناطق يمكن وحسب التسلسل أن يتم تسجيلها.

المحافظة

بالضغط على زر (جديد) يظهر حقل اسم المحافظة و يمكنك تسجيل المحافظات التي تهمك للعمل فيها مثل( محافظة اربيل,السليمانية,بغداد,…..).

تعديل:- اذا اردت تعديل اسم المحافظة او رمزها,في البداية حدد حقل المحافظة , اختر زر التعديل, ثم اكتب المعلومة التي تريدها ,اخيراً اضغط على زر تسجيل.

الحذف :- لحذف اسم محافظة ، اختر السطر الذي تريده ،حدد المحافظة ، اضغظ على الحذف.

انظر الى الصورة ادناه

المحافظة
المحافظة

المدينة

بعد تسجيل اسم المحافظة يتم تسجيل اسم المدن التي تضمها تلك المحافظة.لهذا الامر يتم ضغط جديد لاسم المحافظة ثم تدخل في حقل المدينة وتسجل المدن والاقضية ، يمكن كذلك اضافة رموز الاتصال بالمحافظات والمدن و اخيراً تسجيل البيانات.

المدينة
المدينة

لتعديل اسم المدينة أو حذفها يمكن تحديد الاسم المطلوب وثم الضغط على زر الحذف او التعديل .

المنطقة

الآن يجب تعريف المنطقة بعد المحافظة والمدينة،حيث يتم الضغط على زر جديد.

باختيار اسم المحافظة و المدينة تليها اسم المنطقة (حيث ممكن تعريف حدود و أسماء الاحياء أو الشوارع حسب التصنيفات التي ترونها تناسب عملكم).

توجد امكانية التعديل و الحذف هنا ايضاً

المنطقة
المنطقة

المفاتيح المهمة

 

F1 المساعدة: من خلال هذا الزر يمكنكم الاطلاع على توضيحات كافية حول كيفية العمل على هذه النافذة.

F5  المتابعة:- اذا اردتم الاطلاع على آخر البيانات المسجلة في النظام يمكنكم الضغط على الزر و مراجعة كل تلك البيانات حيث تظهر بشكل تلقائي و مرتب على الشبكة.

مجموعة عملاء

قبل تسجيل اسماء المتعاملين (اطراف الحساب)،لابد من تصنيف طبيعة عملهم مع شركتكم حسب مجموعات خاصة،هذا التصنيف مهم جدا لتحديد مستوى كل مجموعة من العملاء.

هناك من علاقتهم مع الشركة ليست لغرض التجارة مثل ( الموظفين،واصحاب القروض) حيث يجب تبويبهم ضمن مجموعات خاصة تختلف عن مجاميع المشترين والموردين.

ملاحظة :-تصنيف المجاميع الصحيحة تساعد في اعتماد سياسة صحيحة عن الخصومات و القبض.

مجموعة عملاء

 

F2 (جديد):-بالضغط على زر (جديد) ،تفتح على الشاشة استمارة جديدة تستطيع من خلالها تعريف واضافة المجموعات التي تحتاجونها.

لطفا الاطلاع على التوضيحات ادناه حول كيفية التسجيل:-

في حقل المجموعة،قسم الخصومات (التخفيضات) تستطيع اختيار ثلاثة انواع من الخصومات ،النقدية،الحجمية،المتدرجة و حسب الايام،كل ذلك لتحديد المبلغ النهائي للفاتورة حسب الخصم الممنوح.

لاحظ عند جميع الخصومات يمكن اختيار العديد من النسب المئوية المختلفة، انظر الى الصورة ادناه

مجموعة عملاء

 

يمكن تحديد سقف ائتماني لكل مجموعة لتوحيد الاختيارات في ظروف متساوية.

بعد تحديد السقف الائتماني لمجموعة معينة، اذا تم التأشير على (سقف قرض العميل لايحتسب مع سقف قرض المجموعة) ،حينها سيتم اخذ السقف للعميل بالاعتبار و ويهمل سقف قرض المجموعة تلقائياً.

بعد ادراج كافة البيانات يتم الضغط على  F2 في اسفل القائمة أو التسجيل اعلى القائمة لاتمام العملية.

عميل مؤقت

في هذا القسم تظهر حساب العملاء الذين تم ارسالهم عن طريق الهاتف المحمول بشكل مؤقت و بمجرد اختيار الحساب والضغظ على زر التسجيل تتحول الى استمارة خاصة باملاء البيانات،كما يظهر في الاسفل.

 

عميل مؤقت

عند التحول الى هذه الاستمارة والتأكيد على صحتها يتم القبول و تحويلها الى عميل دائم.

عميل مؤقت

العميل

يمكن القول بأن هذه الاستمارة هي الاكثر اهمية للعمليات المالية والمحاسبية  في النظام.

بالضغط على زر (جديد) تفتح استمارة العميل و يتم ادخال كافة بيانات العميل على النظام مع التفاصيل الضرورية.

العميل

 

حيث يتم ادخال بيانات وتسجيل و رؤية كل المعلومات عن جميع الاشخاص (عملاء وشركات)الذين تربطهم تعاملات يومية مع الشركة كدائنين أو مدينين ،حيث يتم اختيار طبيعة حسابهم حسب نوع العلاقة.

ملف تعريف العميل

ملف تعريف العميل

هذه الملف يحتوى على معلومات مهمة يتم جمعها من قبل فريق التسويق/ المبيعات عادة للحصول على صورة متكاملة عن طبيعة العلاقة الموجودة بين الشركة والعميل.

من خلال هذه النافذة يمكن الحصول على تقارير  جاهزة عن نتائج استبيانات تسويقية او بيعية او مدى رضا العملاء ، هذه التقارير تساعد و بشكل واضح في رسم رؤية للادارة العليا لاتخاذ قرارات مستقبلية لبناء وتوسيع المبيعات عموديا و افقياً.

 

تمنح الشركة احياناً  كنشاط تسويقي ،اجهزة كهربائية مثل الثلاجات أو البرادات أو وسائل عرض السلع و غيرها…..بشكل أمانات تسهيلاً للعميل أو تحفيزاً له ، طالما استمر العميل بالتعامل والتعاون معها،و في حال انقطاع التعامل بينهما ،يتم سحب تلك الاجهزة والادوات.

لمتابعة هذه الاجهزة والخدمات و السيطرة عليها من  قبل الادارة،لابد من تسجيلها و ترتيبها في قسم خاص من البرنامج و امكانية عرضها في التقارير التي يطلع عليها المدير عن العملاء.

هذه الامكانية متوفرة في ملف العميل ،بمجرد الضغط على زر الملف يتم عرض الجدول ادناه والمتضمن ثلاثة حقول: المجموعة-السؤال-و الباراميتر ،كما يتم تقديم شرح تفصيلي عن كل منها ادناه:-

المجموعة

المجموعة

في هذا الحقل يظهر اختيار المجموعات،  ممكن تقسيم المجموعات الى  ماركيتينك (Marketing) او المبيعات ( Sales Focus) او  CRM  ,    مثلا في قسم سي ار ئيم او التسويق ممكن تسجيل اسماء الاجهزة والمستلزمات.

كذلك في حقل المندوب ممكن اختيار اسماء الاشخاص اللذين نفذوا تلك المهمة.

على هذه النافذة ايضا يمكن اضافة مجموعات و تعديلها او حذفها .

الاسئلة

في هذا الحقل و ضمن الاسئلة التسويقية  يتم تسجيل  الاسئلة المعروضة مثل الاجهزة و المستلزمات و تفاصيلها و رمزها و اسم المجموعة.

الضغط على الازرار الموجودة في اسفل الصفحة يمكن الاضافة والتعديل والحذف كذلك.

الاسئلة

ملاحظة

عند تسجيل الاسئلة واجوبتها لابد من تأشير حقل اختيار الوقت و تحديد فترة الاستبيان .

ملاحظة

الباراميترات

الباراميتر اساساً عبارة عن اجوبة لاسئلتنا حول رغبات العميل او المستهلك و تعتمد على طبيعة الاسئلة ان كانت بنعم او لا ،او اجوبة اخرى

الباراميترات

مستوى العميل

في احيان كثيرة لوضع الاسعار نحتاج الى خطط خاصة  ،احدى هذه الوسائل هي وضع السعر حسب مجاميع العملاء.

في هذا القسم و حسب مستوى العملاء يجب ان نحدد مستوى السعر مثل الجملة والمفرد و ………

هنا و بالضغط على الزر نستطيع تحديد اي مستوى نريده.

في قسم الروابط سيتم توضيح ذلك بالتفصيل

مستوى العميل

معلومات العملاء

في هذا الجزء يتم رؤية اسم الشخص او المؤسسة،الهاتف،العنوان واللقب،طبيعة الحساب، الموقع الجغرافي (محافظة،مدينة ومنطقة او شارع).

لاحظ:- تعريف الاسم على الفاتورة يمكن اضافة اللقب او الكنية التي يتم تعريف الشخص بها مثل المهندس او الدكتور او  الحاج…..)

اسم الشركة:- احيان العميل يمثل شركة او مؤسسة او جهة رسمية،يمكن في هذا الجزء اضافة تلك الملاحظات حيث ان هذه الملاحظات قد تكون ذات اهمية قصوى لمشرفي المبيعات او المدراء لاتخاذ قرارات مهمة للتعامل معه.

الحالة المالية

مدة المديونية: وهي عبارة عن المدة التي تمنح للعميل عن التسديد عن كل فاتورة ، مثلا عميل معين يتم منحه 30 يوما، بهذا يستطيع العميل أن ينهي التزاماته المالية عن الفاتورة خلال 30 يوماً وفي حال تجاوزه المدة يتم استلام اشعار من النظام بانتهاء الوقت الممنوح له.

السقف الائتماني:- في هذا القسم يمكن منح العميل سقفا ائتمانياً نتيجة بناء علاقة اعتبارية و مدى التزامه في التعامل و الوفاء بمواعيد السداد وتسجيل ذلك في النظام مما يوفر القدرة على المتابعة و السيطرة على حجم المديونيات الموجودة في السوق وتحديد المطالبة بتسليم الديون (مثلا عميل معين يتم تحديد سقف المديونية عنده بمليون دينار عراقي)، بحيث اذا تجاوز المبلغ المسموح له يقوم النظام باشعار فريق المبيعات والحسابات وبايقاف الفاتورة ومنع البيع لحين العودة الى الحد المسموح.

الحالة المالية

انواع اطراف الحساب:

  • ٲ) المشتري: وهو الطرف الذي تبيع له البضائع او الخدمات.
  • ب)البائع: وهو الطرف الذي تشتري منه .

ملاحظة :في حال وجود طرف  تبيع له وتشتري منه في نفس الوقت،يجب تسجيله في الحقلين معا.

ج- اخرى:- هذا الحقل يشمل الاطراف التي لاتتعامل معهم بيعا او شراءاً مثل (البنوك او اشخاص تستلمون منهم اموالا او تسلمونهم اموالاً او مكاتب الحوالات….) يمكن استخدام ذلك الحقل لهذا الغرض ،فهم غير مشمولين بحالتي (أ و ب) اعلاه.

الفترة الاولى (الافتتاحية):- (المدين،الدائن، بدون حساب)

  • المدين:- عندما تبدأ بادخال الاسماء و هو يدين لشركتك بمبلغ من المال ، يتم تسجيله في هذا الحقل.
  • الدائن:- عندما تكون شركتك هي مدينة ويجب اعادة المبلغ اليه،يسجل ضمن حساب الدائنون.
  • بدون حساب:- احيانا وعند تسجيل البيانات للارصدة الافتتاحية،يكون احد الاطراف لا مديناً ولا دائناً ولكن تعامل الشركة معه مستمر، وللمحافظة على بياناته والمعلومات الضرورية عنه ،يمكن تسجيله ضمن الحقل الثالث.

في هذا القسم يتم تصنيف كل حساب حسب طبيعة علاقته المالية الان مع الشركة.

الاختيارات:-   

في هذه الاستمارة يمكن تنشيط العميل عن طريق تأشير الحقل الفارغ الموجود على الصفحة،ملاحظة يمكن ايقاف التفعيل بشكل مؤقت ايضاً.

امكانية البحث وايجاد أي حساب:- للبحث عن حساب أي عميل ،كل ما تحتاجه هو الوصل الى حقل البحث في اسفل الصفحة وكتابة الحرف الاول من اسمه ،فتظهر جميع العملاء اللذين يبدا اسمهم بهذا الحرف في قائمة مرتبة  و عندها تختار الحساب المعين و تؤشر عليه .

انظر الى النافذة التالية:

امكانية البحث وايجاد أي حساب

طبع القائمة

يمكنك طبع القائمة والمعلومات المبينة على الصفحة من خلال الضغظ على الزر (طبع القائمة)فقط.

طبع القائمة

– لطبع حساب عميل معين يجب اختيار السطر الخاص به واذا اردتم طبع كل الحسابات الظاهرة على الصفحة يمكنك التأشير على مربع (الكل) اسفل الصفحة ثم النقر على طبع القائمة، أو الكبس على F8 من لوحة مفاتيح الحاسبة.

نموذج مطبوع من معلومات العملاء

نموذج مطبوع

الوجبة

الشركات التي تعمل في الاستيراد،تستطيع الاستفادة من هذه النافذة ،لذلك نرى من الضروري تعريف هذه الوجبات.

عند دخول هذه الصفحة ،تظهر المفاتيح التي تخص المعلومات عن الوجبة،بمجرد الضغط على (جديد) أو F2  تنسيط حقل الوجبة.

الوجبة

هنا تستطيع اضافة الملاحظات التي تريدها في عمود التفاصيل.

ملاحظة : اذا اردت ايقاف التنشيط مؤقتاً لوجبة معينة ،يمكنك فقط الضغط على حقل (غير فعال).

امكانية التحرير و الحذف ايضاً متوفرة على هذه الصفحة.

الموزعون و السواق

هذا القسم يضم ثلاثة فقرات:- ” الموزع،السائق، وسيارات الحمولة”،سنأتي على شرح كل فقرة  منفصلة

رجاء لاحظ الصور عن فقرة

الموزعون و السواق

الموزعون

الموزع هو الشخص الذي يرافق السائق اثناء التوزيع،يستلم البضائع وهو متخصص في توزيع الطلبيات على العملاء.  ،يمكن استخدام زر (التسجيل) أو F6  و (جديد) أو   F2.

الموزعون

السائق

في فقرة السائق ، حيث يتم اضافة اسماء جميع السواق بالضغط على جديد  F2  و تسجيل  F6  ليتم ربط كل سائق بقائمة السواق.

السائق

وسائل النقل

هذا الحقل خاص باضافة وتسجيل سيارات النقل والتوزيع

وسائل النقل

هل كان المقال مفيدًا؟